Cómo funciona
El Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público (ROLECSP, antes ROLECE) acredita ante cualquier órgano de contratación la personalidad, la representación, las habilitaciones, la solvencia económica y la clasificación de la empresa (LCSP art. 96.1). Inscribirse es gratis y voluntario, pero en el procedimiento abierto simplificado es obligatorio estar inscrito al cerrar el plazo de ofertas (LCSP art. 159.4.a). Esto es lo que hace la herramienta en cada fase.
1. Alta de la empresa y de sus datos
Se introducen los datos con la misma estructura que la solicitud oficial. Para una persona jurídica, estos son los apartados y cuáles son obligatorios en la inscripción inicial:
| Apartado | Obligatorio |
|---|---|
| Datos de la entidad | Sí |
| Constitución empresarial | Sí |
| Domicilio social | Sí |
| Objeto social | Sí |
| Capital social | Voluntario |
| Órgano de administración | Sí |
| Poderes para contratar | Voluntario |
| Clasificaciones empresariales vigentes (otorgadas por Comunidades Autónomas) | Voluntario |
| Información de cuentas anuales (fichero XBRL) | Voluntario |
| Cifra de volumen global de negocios | Voluntario |
| Periodo medio de pago a proveedores | Voluntario |
| Pólizas de responsabilidad asegurada | Voluntario |
| Autorizaciones / habilitaciones profesionales o empresariales | Voluntario |
| Página web de la entidad | Voluntario |
| Representantes ante el ROLECSP | Voluntario |
| Datos del solicitante | Sí |
| Dirección de notificación | Sí |
Fuente: Manual de usuario del ROLECSP, apartados 2.2 y 3; RD 817/2009 arts. 15 a 17.
2. Habilitaciones, flota, personal, cuentas y seguros
Se registran las autorizaciones de transporte con su clave registral oficial (MDPE, MDLE, OT, VDE, VPCE, VSE, VSPCE, VTC, MPCE, VT), la licencia comunitaria, la certificación técnico-sanitaria, la inscripción como transportista de residuos, el consejero ADR o el registro SANDACH. Para cada una se calcula el mes de visado bienal según la última cifra del NIF y se comprueba que no está caducada. Flota, gestor de transporte, conductores con tarjeta CAP, ejercicios económicos (cuentas depositadas, XBRL, cifra de negocios, periodo medio de pago) y pólizas completan la ficha.
3. Documentos fehacientes
La plataforma solo admite por vía web documentos firmados electrónicamente por quien los expide (notario, registrador, aseguradora, Administración) o con código seguro de verificación, de hasta 10 MB; nunca firmados por el propio solicitante. Cada documento se clasifica por su forma de autenticidad y se le asigna su carátula oficial. Lo que no sea admisible por web se marca para presentarlo como original o copia autenticada en una oficina de registro, por ORVE o por correo, junto con una copia del acuse de recibo de la solicitud.
4. Lista de comprobación
Cada regla indica qué falta, qué hay que hacer y la norma que lo exige. Hasta que no quedan puntos bloqueantes, la herramienta no da la solicitud por lista.
5. Guion de solicitud
La solicitud se transcribe al formato exacto de las pantallas oficiales: mayúsculas, sin acentos, sin puntos ni comas, fechas aaaa-mm-dd e importes con los decimales en casilla aparte. Se indica la autoridad de inscripción (Administración General del Estado o Comunidad Autónoma integrada según el domicilio social), la vía recomendada (simplificada para sociedades mercantiles, ordinaria o sucesiva) y la lista de documentos con sus carátulas. La firma y el envío los hace la empresa con su certificado y Autofirma.
6. Expediente
Se anotan los hitos (solicitud con su número de registro, acuses de anexado, requerimientos, resolución, certificado) y se vigila el plazo de tres meses. Los estados de la plataforma y su significado:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente documentación | La solicitud se ha firmado; falta aportar la documentación acreditativa. |
| Pendiente revisión | La documentación se ha presentado y espera revisión. |
| Documentación revisada | La documentación ha sido revisada. |
| Pendiente estudio | El expediente espera el estudio de los técnicos. |
| Emitido requerimiento | Se ha emitido un requerimiento de subsanación. Hay que pulsar el enlace de la notificación para que se entienda efectuada. |
| Pendiente subsanar | El requerimiento se ha notificado; hay que subsanar. |
| Pendiente de resolución | Estudio terminado; a la espera de la resolución. |
| Resuelto | El jefe de registro ha firmado la resolución. |
| Pendiente de Archivo | El expediente va a archivarse sin resolución. |
| Archivado sin resolución | Archivado (por ejemplo, por no atender un requerimiento). |
Fuente: Manual de usuario del ROLECSP, apartado 10.12.
7. Mantenimiento
Al pasar a «inscrita» se guarda la foto de lo inscrito. Cualquier cambio posterior (un administrador, un poder, el domicilio, una habilitación, unas cuentas) aparece como variación pendiente de comunicar, porque la ley obliga a poner en conocimiento del Registro cualquier variación y su omisión puede suspender la inscripción (LCSP art. 343.1). Además se avisa por correo con 60, 30, 15, 7 y 0 días de antelación de cada vencimiento.
8. Licitar
El simulador compara la empresa con un pliego concreto: exención por debajo de 35.000 €, solvencia económica por defecto (1,5 × anualidad media), solvencia técnica (70 % con certificados de buena ejecución), subgrupo R y categoría del contrato, y la situación en el ROLECSP. Las declaraciones responsables (vigencia del certificado, solicitud en trámite para el simplificado, no prohibición de contratar) se generan en PDF listas para firmar.